Aday Takip Sistemi (ATS) Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
ATS Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
İşe alım süreçleri, günümüz rekabetçi iş dünyasında şirketler için kritik öneme sahiptir. Doğru adayları bulmak ve işe alım süreçlerini etkili bir şekilde yönetmek, başarılı bir işletmenin anahtarıdır. Aday takip sistemleri (ATS), bu süreçleri düzenlemenin ve optimize etmenin önemli bir aracıdır. Ancak, doğru Aday Takip Sistemini seçmek, şirketin ihtiyaçlarına uygun bir çözüm bulmak, dikkatlice planlanması gereken bir süreçtir. Bu makalede, Aday Takip Sistemi seçerken dikkat edilmesi gereken temel faktörleri inceleyeceğiz.
İhtiyaç Analizi Yapın
Öncelikle, şirketinizin ihtiyaçlarını ve hedeflerini belirlemeniz gerekmektedir. Hangi özelliklere ihtiyaç duyulduğunu ve hangi süreçlerin iyileştirilmesi gerektiğini anlamak, doğru Aday Takip Sistemi seçimi için temel bir adımdır. İşletmenizin özel ihtiyaçlarına odaklanmak, seçilen Aday Takip Sisteminin iş süreçlerinize uygun olmasını sağlar. Bu nedenle, şirketinizde işe alım süreçlerinin tüm paydaşlarının katılımıyla bir ihtiyaç analizi yaparak, bunu bir rapor haline getirin.
Bir İK Yazılımından beklediğiniz olmazsa olmaz ve tercih sebebi tüm özellikleri belirleyin ve bunları önem derecesine göre bir liste haline getirin.
Kullanıcı Dostluğu
Seçilecek Aday Takip Yazılımının kullanımı kolay olmalıdır. Personelin eğitimi süreci minimumda tutulmalı ve sistem, farklı kullanıcı profillerine uyum sağlayabilmelidir. Kullanıcı dostu bir arayüz, personelin sistemle etkileşimini kolaylaştırır ve verimliliği artırır. Aday Takip Yazılımının arayüzü ne kadar basitse, o kadar yararlıdır. Basit, anlaşılır, fakat gereken tüm bilgileri ve fonksiyonları içeren bir arayüz, hem size zaman kazandırır, hem personelin eğitim sürecini en aza indirir.
Özelleştirme İmkânları
Her şirket farklı iş süreçlerine sahiptir. Bu nedenle, seçilecek Aday Takip Yazılımının özelleştirme imkânları, şirketinize özgü ihtiyaçları karşılamak için esneklik sunmalıdır. Özelleştirilebilir bir İnsan Kaynakları Yazılımı, iş süreçlerinizi doğrudan destekleyebilir ve şirketinizin özel gereksinimlerine uygun çözümler sunabilir. Özellikle, şirketinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirilirken, herhangi bir kaynak kod geliştirme ihtiyacı olmayan İnsan Kaynakları Yazılımlarının tercih edilmesi çok önemlidir. Aksi halde, geliştirici firmaya yüksek miktarlarda özelleştirme ücreti ödemek ve geliştirmenin tamamlanmasını beklemek zorunda kalabilirsiniz. Bu size hem para hem de zaman kaybettirecektir.
Mobil Uyumluluk
Mobil kullanımın yaygınlaştığı günümüzde, İnsan Kaynakları Yazılımının mobil uyumlu olması önemlidir. Bu, süreçlere erişimi kolaylaştırır ve hızlandırır. Mobil uyumlu bir İK Yazılımı, işe alım ekibinin herhangi bir yerden başvuruları takip etmesini ve yönetmesini sağlar. Aynı zamanda, adayların yoğun iş tempolarına rağmen işe alım süreçlerine mobil telefonlarından kolaylıkla dâhil olabilmelerine imkân verir.
Entegrasyon Yetenekleri
İK Yazılımının diğer iş süreçleri ve yazılımlarla entegre olabilme yeteneği, veri paylaşımını ve iş akışlarınızı düzenlemenizi sağlar. Muhasebe, insan kaynakları yönetimi ve diğer iş süreçleri ile sorunsuz bir entegrasyon, veri bütünlüğünü korur ve süreçleri daha verimli hale getirir. Başka sistemlere entegre olamayacak kadar esnek olmayan Aday Takip Sistemleri seçiminden uzak durulmalıdır.
Güvenlik ve Veri Koruma
Aday bilgileri oldukça hassas olabilir. Bu nedenle, seçilecek ATS‘nin güvenlik protokollerine ve veri koruma standartlarına uygun olması kritiktir. Güçlü bir güvenlik altyapısı, müşteri ve aday güvenini artırır ve yasal uyumluluğu sağlar. Özellikle, KVKK kurallarına uyumlu bir ATS seçilmesine özen gösterilmelidir.
Maliyet Analizi
Seçilen Aday Takip Sisteminin maliyetleri, şirket bütçesine uygun olmalıdır. Ayrıca, uzun vadeli maliyetleri de göz önünde bulundurmak önemlidir. ATS‘nin getirisi (ROI), maliyetlerle dengelendiğinde en üst düzeye çıkabilir. ATS’nin kazandırdığı zaman ve personel tasarrufu, para cinsinden hesaplandığında elde edilen kazancın, ATS’nin maliyetine eşit ya da daha fazla olması beklenir.
Referans Kontrolü
ATS sağlayıcısının geçmiş performansını ve müşteri geri bildirimlerini incelemek, güvenilir bir seçim yapmanıza yardımcı olabilir. Referans kontrolü, İnsan Kaynakları Yazılımının işletmelerin ihtiyaçlarını nasıl karşıladığını değerlendirmenize olanak tanır. Sizlerle benzer sorunlar yaşayan firmalara söz konusu ATS’nin ne tür çözümler getirdiği ATS seçiminizde önemlidir.
Güncelleme ve Destek
Teknoloji sürekli olarak gelişmektedir. Bu nedenle, ATS‘nin düzenli olarak güncellenmesi ve güncelleme sonrası destek hizmetlerinin sağlanması önemlidir. ATS‘nin sürekli olarak güncellenmesi, yeni özelliklerin eklenmesi ve güvenlik açıklarının kapatılması, sistem performansını artırır ve şirketin rekabet avantajını sürdürmesine yardımcı olur. Özellikle, ATS hizmetini veren firmanın her daim erişilebilir olup olmadığı, sorunlarınızı çözme hızı büyük önem arz etmektedir.
Deneme Süresi ve Demo İmkânı
ATS‘yi denemeden önce, sistemle ilgili bir demo almak veya deneme süresi kullanmak, sistemin şirket ihtiyaçlarına uygun olup olmadığını değerlendirmenizi sağlar. Bu süreç, sistemin kullanıcı deneyimini doğrudan test etme fırsatı sunar. Özellikle, ücretsiz demo ve eğitim veren firmaları tercih etmenizi tavsiye ederiz.
Piyasada yukarıda bahsedilen tüm özellikleri aynı anda bir arada bulunduran bir ATS bulmak zor olmakla birlikte, Recruiter.com.tr müşterilerine bu özelliklerden çok daha fazlasını sunan web tabanlı bir uygulamadır. Recruiter.com.tr hakkında daha detaylı bilgi için tıklayın.
Ayrıca, Aday Takip Sistemi hakkında daha fazla bilgi almak için Aday Takip Sistemi Nedir? başlıklı blog yazımızı okuyabilirsiniz.